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agent administratif/agente administrative

Appellation affichée sur Jobillico - Agente, agent de secrétariat

Publiée le 18 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Université TÉLUQ

Renseignements sur l’emploi

AGENTE, AGENT DE SECRÉTARIAT VOTRE GROUPE DE TRAVAIL Bureau des relations extérieures (2 jours) et Secrétariat général (2 jours) VOTRE MISSION Assister les deux directions dans l'accomplissement de leur mandat. Participer aux opérations reliées à la gestion, dont la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ainsi qu?à tout autre dossier spécifique. En l'absence de ses supérieurs, veiller au maintien et au suivi de certaines opérations. VOUS AUREZ À ? Participer aux différentes opérations afférentes aux projets du Bureau des relations extérieures (développement des partenariats, de la mobilité internationale étudiante et de la philanthropie) et du Secrétariat général. À cette fin, effectuer les recherches nécessaires, communiquer avec les personnes-ressources, fournir des réponses à certaines questions sur des sujets variés et remplir les formulaires administratifs requis; ? Collaborer à la bonne marche des deux directions et suggérer des modifications susceptibles d'améliorer leur fonctionnement; colliger et compiler l'information et les statistiques relatives à son domaine, produire et préparer des rapports, effectuer les mises à jour requises et les suivis appropriés; ? Soutenir les deux directions dans la gestion de leur agenda. À cette fin, tenir à jour un calendrier de planification des activités, prendre et fixer certains rendez-vous pour ses supérieurs, organiser certaines rencontres selon les priorités, réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectuer le suivi de décisions prises par ses supérieurs et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation; soutenir les directions et les personnes professionnelles dans la préparation de dossiers, rapports et présentations devant être soumis aux instances, aux bailleurs de fonds ou aux donateurs; ? Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les courriels entrant sur des boîtes génériques et donner des renseignements; accueillir les visiteuses et les visiteurs, s'informer de l'objet de l'entretien et préparer les documents nécessaires; orienter ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité. Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités. ? Préparer les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables. Répondre aux demandes relevant de sa compétence. Rédiger des projets de réponse complexes. Noter les suites à donner et effectuer le suivi des dossiers. ? Tenir à jour la comptabilité des unités, enregistrer les dépenses effectuées, comparer les écritures comptables avec les pièces justificatives, relever les erreurs et aviser le personnel concerné, faire rapport sur les états de comptes; participer à la planification et à la révision des budgets, rédiger les bons de commande, tenir à jour le registre des dépenses et informer les personnes concernées des disponibilités budgétaires; ? Tenir à jour les dossiers du personnel et préparer les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés divers, des absences, etc.; veiller au respect des échéanciers et des procédures et normes en vigueur; ? Organiser des réunions; faire les convocations, effectuer les réservations de salles et d?équipements; préparer et acheminer le matériel et les documents nécessaires; rédiger l?ordre du jour, assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence. ? Tenir à jour les dossiers de l?unité administrative, assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d'archivage; effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion et participer à leur développement afin d?améliorer l?efficacité des opérat