planificateur/planificatrice d'événements

Responsabilités

Tâches

• Administrer les recettes et les dépenses
• Aider à la préparation des rapports financiers
• Élaborer des plans de gestion des risques
• Promouvoir des services de congrès et de réunion ou d'événement spécial
• Élaborer et contrôler des plans de sécurité d'urgence
• Inspecter et choisir des locaux
• Élaborer des plans de publicité et de communication
• Élaborer des stratégies médias et des activités de relations publiques
• Recruter, embaucher et superviser le personnel et/ou des bénévoles
• Préparer, présenter et gérer des budgets
• Établir des procédures financières
• Mettre au point des programmes de parrainage, de partenariat ou de levée de fonds
• Solliciter des dons en marge d'événements
• Examiner des soumissions et négocier des prix
• Coordonner la fabrication ou l'achat de produits promotionnels
• Organiser des services d'expédition, de réception et d'entreposage
• Aider à la préparation des budgets
• Coordonner et contrôler des activités dans le cadre de congrès et de réunions et suivre le cours des événements
• Coordonner des services aux médias
• Coordonner des systèmes de montage, de préparation de scènes, d'attribution de sièges, de stationnement, de communication et accomplir d'autres tâches spécifiques en marge d'événements spéciaux
• Organiser des activités sociales et des services de restauration, de transport et d'autres services
• Mettre en place des équipements multi-médias et les contrôler ou en assurer la mise en place et le contrôle
• Établir des calendriers, fixer des buts et des objectifs
• Planifier les documents requis et diffuser la documentation avant et après la tenue de l'événement (itinéraires, évaluations, etc.)
• Faire de la recherche et concevoir des programmes d'événements spéciaux
• Planifier les spécificités relatives aux personnalités de marque
• Planifier des services de traduction et d'interprétation
• Organiser dans le cadre d'événements spéciaux, des divertissements et des réunions à l'intention d'invités
• Élaborer des politiques et des procédures et accomplir d'autres tâches de gestion
• Gestion de la logistique des événements
• Planifier et superviser des séminaires en ligne
• Élaborer et mettre en oeuvre des plans d'entreprise
• Superviser le personnel de bureau et les bénévoles

Renseignements supplémentaires

Conditions de travail et capacités physiques

• Souci du détail
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Heures supplémentaires demandées

Qualités personnelles

• Précis
• Attitude axée sur le client
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'équipe
• Gestion du temps
• Débrouillardise
• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément